Komunikasi dalam Sebuah Organisasi

Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin Organizare ! to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagianbagian yang saling bergantung atau terkoordinasi]. Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization "a stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals" [Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas]. Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam bukunya Modern Business : A Systems Approach Organization is the means by which management coordinates material and human resources through the design of a formal structure of tasks and authority [Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]. Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur]. " Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen. " Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan. Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. " Bentuk komunikasi apa yang terjadi " Metode dan teknik apa yang dipakai " Media apa yang dipakai " Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi. Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi organisasi ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan obyektif. Karenanya, saya memandang studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier dalam manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugas lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi. Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Unit Komunikasi Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi : 1.Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] . 2.Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu]. Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda sendiri dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang lain. Ada aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi [A person cannot not communicate]” [Smith and Williamson, 1977, hlm. 61]. Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI KOMUNIKASI INTERNAL Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]. Dua dimensi komunikasi internal : A.KOMUNIKASI VERTIKAL Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. • Downward Communication. komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema] • Upward communication dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat contoh skema] Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya] 1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role] a. Peranan Tokoh [figurhead role] b. Peranan Pemimpin [leader role] c. Peranan Penghubung [liaison role] 2. Peranan Informasional [Informational Role] a. Peranan Monitor [monitor role] b. Peranan Penyebar [disseminator role] c. Peranan Jurubicara [spokesman role] 3. Peranan Memutuskan [Decisional Role] a. Peranan Wiraswasta [enterpreneur role] b. Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role] c. Peranan Penentu Sumber [resource allocator role] d.Peranan Perunding [negotiator role] B. KOMUNIKASI HORISONTAL komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION] Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain. KOMUNIKASI EKSTERNAL Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]  Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. bersifat informative:Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll  Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis To meet the challenge in the workplace today requires. Setiap staf pada bagian manapun seharusnya : • Relationship Oriented ! Networking ! sinergi • Service Focused ! berpikir pada pelayanan • Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan • Facilitative [media saluran/pendukung] • Forward Thinking ! berpikir kedepan • Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi] • Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin] HAMBATAN KOMUNIKASI  Hambatan Teknis Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi : # Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas # Kurangnya informasi atau penjelasan # Kurangnya ketrampilan membaca # Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.  Hambatan Semantik Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.  Hambatan Manusiawi Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. Menurut Cruden dan Sherman : # Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi. # Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi Organisasi. Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, di kampus, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu bisnis. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi atau bisnis, maka bisnis tersebut tentu dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi dalam bisnis dapat macet dan berantakan. Oleh karena itu, para pemimpin dan para komunikator dalam bisnis perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka. TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; 1) Memberi informasi tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Contoh: seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang di harapkan, maka dia memasang iklan melalui media mass, mamasang websitus/ situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurngan di lihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan di pilih. Dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. 2) Memberi persuasi tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar, hal ini sering di lakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasipesan pelanggan atau negosiasi dengan pelanggan, agar kedua pihak meperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang di rugikan. 3) Melakukan kolaborasi tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi,atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain,melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis,saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang akan dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telepon,facsimile,telepon seluler,internet surat elektronik,teleconference.teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerjasama bisnis. KESIMPULAN Memberikan gambaran tentang bagaimana peran penting sebuah komunikasi yang baik dalam menjalankan bisnis, konsep komunikasi dalam sebuah bisnis, penjelasaan tentang beberapa tujuan berkomunikasi di dalam sebuah bisnis, efektivitas komunikasi dalam bisnis, faktor yang dapat menjadikan sebuah komunikasi bisnis bisa berjalan dengan baik, semoga saja Karya ilmiah ini dapat bermanfaat untuk kita semua,khususnya untuk para pemula yang ingin memulai berbisnis.